Fatores-chave para o sucesso em projetos de automação de processos BPM

por ViaFlow em 04/08/2016
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A tecnologia passou a ser a grande aliada das empresas que querem projetar, executar, monitorar e melhorar constantemente. Hoje, negócios automatizados são considerados mais ágeis, produtivos e econômicos e, além disso, têm poderosas vantagens competitivas em relação à concorrência. Automação de processos BPM é muito importante.

Os sistemas de automação de processos trazem mudanças importantes para as organizações, mas sua implantação requer alguns cuidados para que o projeto – que envolve times de trabalho, investimento financeiro e tecnologia empregada – traga os resultados esperados e obtenha sucesso pleno. Por isso é preciso investir energia em algumas questões:

Mapeamento dos processos
As oportunidades de automação são muitas e não há empresa que não precise. Entre os problemas que podem ser resolvidos com processos automatizados estão casos de documentos extraviados entre setores, gargalos e retrabalhos, atividades duplicadas ou manuais, consultas recorrentes para a localização de arquivos e indisponibilidade de pessoal especializado que leva a interromper processos.

Em síntese, é preciso levantar com precisão as questões que prejudicam os níveis de produtividade, o fluxo de atendimento e as práticas comerciais. Apontar quais processos são prioritários e trarão mais ganhos ou menos perdas para a sua empresa é essencial. Comece por estes processos. Os ganhos com estes possibilitarão o investimento nos próximos. Entender de forma ágil e otimizar antes da automação deve ser parte inicial do trabalho.

Alinhamento organizacional e gestão da mudança
A implantação da automação de processos muda de forma considerável a maneira como as pessoas trabalham no dia a dia. Para que este novo cenário seja aceito e adotado como rotina por todos, as modificações precisam ser administradas sem gerar prejuízos ao clima na empresa.

Algumas organizações preparam agentes facilitadores e multiplicadores de conhecimento para serem os principais propulsores da mudança, criando uma competência interna em gestão de processos. Ter em mente que as mudanças precisam ser reais e entregar valor para a organização já é um ótimo passo para construir, manter o interesse, a urgência e o comprometimento com a gestão de processos. Colaboradores com uma visão de futuro clara e reporte periódico do progresso obtido se engajam mais.

Com uma pré – conscientização sobre BPM também fica mais fácil engajar a equipe. É possível fazer isto por meio de briefings, debates e apresentações com todas as partes interessadas. Engajando os times é possível fazer do projeto da empresa um projeto das pessoas.

Estratégia de implantação
A gestão do projeto responsável pela implantação da automação de processos poderá adotar uma estratégia gradual ou total. Em função das mudanças contínuas de negócio, independente se a implantação foi gradual ou total, é fundamental a entrega em fases, com envolvimento da área de negócios, com muito pensar e planejamento antes da implantação. Comece pequeno pensando grande! 

Para isso, escolha um software de automação (BPM) escalável, escolha um fornecedor parceiro experiente e qualificado, que tenha experiência, e selecione um ótimo gerente de projeto para que tenham uma boa condução e um bom plano de comunicação. Diga não às complexidades! Os projetos de sucesso são àqueles em que a simplificação é o norte da implantação. Saiba dizer NÃO, pois devemos automatizar e padronizar, mas nunca engessar. Por fim, entregue rápido para o negócio, acompanhe e ajuste conforme a necessidade.

Não deixe de pensar no usuário
Muitas empresas desenvolvem a automação dos processos olhando somente para os benefícios internos e esquecem que este investimento importante também deve ser percebido pelos clientes e usuários. Um bom estudo na navegabilidade é importante para garantir uma boa experiência de uso. As pessoas precisam perceber que com o sistema o trabalho ficou muito mais fácil e simples.

Acompanhamento pós-implantação
Um bom software de automação permite o monitoramento através de indicadores dos seus processos. Por isso, é fundamental o acompanhamento pós-implantação de forma que possibilite a identificação de gargalos remanescentes, novos pontos de automação e produtividade do time. A manutenção de sistemas de automação são simples justamente para isso: propiciar melhoria contínua para os processos das empresas. Dessa forma, é importante manter um time interno para suporte ou contratar o parceiro de implementação para sustentar a aplicação depois de sua entrada em produção e garantir rápida resposta ao negócio.

 

Trabalhar com processos requer mudança de cultura, visto que as pessoas, em geral, são acostumadas a trabalhar orientadas por tarefa. Esteja certo de que estas mudanças trarão ganhos significativos para o trabalho em equipe com muito mais engajamento, produtividade, colaboração e, consequentemente, ganhos muito significativos para o seu negócio.