BPM e metodologias ágeis: um relacionamento possível

por ViaFlow em 02/09/2016
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Quando você ouve as expressões agilidade e mindset ágil é bem provável que automaticamente associe os termos à área de tecnologia e ao desenvolvimento de softwares. Sim, realmente foi na tecnologia que a cultura ágil encontrou seu terreno fértil e foi germinada por um público sedento por inovação.

Desde então as sementes se multiplicaram e hoje a cultura ágil, suas ferramentas e metodologias estão em outras ondas que podem ser aplicadas a uma gama imensa de negócios. Utilizados inicialmente em desenvolvimento de softwares, os métodos ágeis já ensinaram muitas equipes a encarar a imprevisibilidade em projetos, viabilizando uma cultura de entregas incrementais e de ciclos interativos com inspeção e adaptação frequente.

A cultura ágil é definida como uma filosofia que incentiva o trabalho em equipe, a auto-organização, a comunicação frequente, o foco no cliente e a entrega rápida, ajustável e de alta qualidade. Basicamente o que as organizações precisam para manter-se firmes e competitivas no mercado. Segundo uma pesquisa realizada pela consultoria Gartner, até 2018 cerca de 75% das empresas de TI estarão utilizando os métodos ágeis. Entre eles estão: Extreme Programming (XP), Lean Development, Feature-Driven Development (FDD), Kanban e Scrum (o framework mais utilizado por ser o mais simples, de fácil adoção e adaptação). O que a pesquisa não aponta é que estas metodologias já invadiram outros campos e já são aplicadas com sucesso também a outras áreas de negócios através de modelos híbridos e customizados, pois sabemos que métodos são como ferramentas e cada empresa precisa utilizar o que melhor se encaixa no seu contexto organizacional.

Baseados em processos empíricos, os métodos ágeis sugerem a divisão do problema em produtos menores e visam a aproximação e maior colaboração do time de desenvolvimento com os experts do negócio. Se o BPM também serve para melhorar a forma como os negócios das organizações são realizados e administrados, por que não alinhá-lo a métodos ágeis que vão ajudar a identificar, desenhar, executar, medir, monitorar, controlar e melhorar ainda mais os processos? Levantamos alguns dos motivos mais convincentes para aplicar métodos ágeis em gerenciamento de processos de negócios:

#1 Requisitos mudam o tempo todoEmbora o usuário tenha uma boa ideia do que quer, é perda de tempo detalhar minunciosamente todos os requisitos no início de um projeto. Os requisitos vão mudar porque o mercado vai exigir ou porque o próprio usuário se dará conta que não o executava da melhor forma. Um processo rígido pode até entregar o que foi solicitado pelo cliente inicialmente, mas após uma série de testes e, ao longo de um projeto colaborativo, os desenvolvedores aprendem ou descobrem que podem fazer melhor do que a ideia inicial. As coisas mudam ao longo do caminho e gestores e equipe envolvidos agilmente verão isto como uma oportunidade de crescer e lucrar.

#2 Time-to-market e value-to-market: sempre na frente da concorrênciaEquipes ágeis lançam seus produtos e aplicam novos processos antes de equipes tradicionais por dois motivos principais: são mais produtivas e desenvolvem tudo de forma incremental. Quando clientes e stakeholders notam que sair na frente é lucrativo, aprendem que nem sempre é preciso esperar uma versão final do produto ou processo para iniciar a comercialização ou o uso. E quando aprendem a priorizar o que tem mais valor para o usuário, ganham em usabilidade, aumentando os lucros ou simplesmente alcançando o objetivo esperado.

#3 Processos simplificados, redução de custos e riscosCom menos papéis e menos processos burocráticos geramos ganho de tempo, velocidade na entrega, correção de falhas e maior engajamento das equipes. Através de ciclos curtos e incrementais é muito mais fácil entregar o resultado esperado em cada etapa, testando o processo, corrigindo seus problemas, melhorando e diminuindo os riscos que uma grande entrega final gera. Além disso, uma equipe ágil é preparada para evitar funcionalidades inúteis ou pouco proveitosas em um projeto, o que gera economia de pessoal e foco total no que realmente fará diferença para o usuário final.

#4 Ganham o gestor, as equipes e o clienteMétodos ágeis favorecem escopo e objetivos claros, priorizam equipes auto-gerenciáveis, que mostram autonomia, disciplina, regularidade e que, quando reconhecidas, se comprometem e produzem ainda mais. Se uma equipe aumenta o nível de qualidade dos produtos que desenvolve, automaticamente o seu prestígio também aumenta. Além disso, a comunicação constante incentivada pela cultura ágil favorece o relacionamento com o cliente e a gestão de suas expectativas durante o processo através de inspeção e adaptação constantes para melhorias contínuas e redução de desperdícios. Com um trabalho em ciclos é possível se antecipar aos problemas e ser mais ágil na tomada de decisões. Já o cliente, ganha com entregas mais rápidas, frequentes e regulares, o que maximiza o ROI (Retorno do Investimento), o time-to-market, o value-to-market e a qualidade final do produto que será esculpido ao longo dos ciclos. Há mais flexibilidade para mudanças de requisitos e prioridades, maior transparência e acompanhamento do status do projeto e há também uma probabilidade muito menor de surpresas indesejáveis.

#5 Alinhamento entre TI e negócios e maior visibilidade dos projetosNão é novidade que muitas empresas têm grandes dificuldades em utilizar a TI de forma eficaz para atingir os objetivos do negócio. Essa relação truncada em modelos tradicionais é substituída por uma relação totalmente assertiva nos métodos ágeis. O diálogo frequente e necessário resulta em um alinhamento que qualifica o time de TI para focar nos objetivos do negócio.

Uma maior visibilidade dos projetos acontece quando é possível ter acesso ao seu andamento de forma fácil e transparente e através de ferramentas como burndown-charts e card walls, os métodos ágeis suprem a necessidade de acompanhar de forma prática e detalhada a evolução dos projetos. Indivíduos e interações valem mais que processos e ferramentas.

Softwares funcionando valem mais que documentações imensas e detalhadas. Colaboração com o cliente vale mais que negociação de contratos. Responder a mudanças vale mais do que seguir um único plano. Focado nestes princípios o movimento ágil ganhou a indústria de softwares e muitos outros campos estão convergindo para este conjunto de novos valores, princípios e métodos que estão transformando o mundo dos negócios. E aí, o seu negócio está pronto para ser ágil?