CASE CONSTROESTE: Rastreabilidade, redução de custos e obras a todo vapor com um novo processo de compras

por ViaFlow em 02/09/2016
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A automação do processo de compras foi a transformação necessária para o grupo paulista economizar 70% do tempo investido em tarefas De um processo lento, caro e sem rastreabilidade, para um processo sistêmico, ágil e econômico. Este é o “antes e depois” do Grupo Constroeste, empresa de 40 anos que atua nas áreas de pavimentação, concreto, mineração e ambiental em São José do Rio Preto – SP.

Há muito tempo o mercado sabe que o uso de ferramentas BPMs é essencial para garantir os controles internos e reduzir custos desnecessários. Atualmente, mais do que isso, essa necessidade passou a ser vital pelo comprometimento das corporações com padrões de qualidade e como diferencial ágil frente à concorrência. Estes foram alguns dos motivos que levaram a Constroeste a buscar a consultoria da ViaFlow.

Com faturamento anual de aproximadamente R$ 800 milhões e cerca de 4 mil colaboradores, após 20 anos utilizando o mesmo processo de compras, validação de estoque e controle de entrega, a Constroeste se viu obrigada a fazer uma mudança radical.O cenário era de muitos papéis, erros de dados, demora, perda de documentos e dificuldade de acompanhamento na tramitação dos documentos, gerando altos custos e impacto na produção: obras paradas por falta de compra de material, por exemplo.Cada processo de requisição dependia de assinaturas, carimbos, troca de muitos e-mails e telefonemas entre as ramificações e filiais. Às vezes a solicitação se perdia e a compra não era efetivada. Uma pessoa da corporação era deslocada para descobrir, dentro da empresa, onde o processo estava parado.

A demanda diagnosticada foi a necessidade de implantar um meio eficaz de controlar o processo desde a solicitação, até a aprovação de compras, de acordo com critérios previamente definidos. Além disso, foi implantado um meio de validação do estoque – que varia de 500 a mil requisições/dia – e de controle de entrega integrado com sistemas legados e ERP, rastreabilidade e padronização.Após a automação realizada pela ViaFlow, com acesso ao sistema 100% web, o fluxo de informação nos departamentos e nas empresas do Grupo melhorou significativamente através de workflows de aprovações e rastreamento das requisições, zerando o extravio de documentos.O que antes demorava dias, hoje é resolvido em minutos ou, no máximo, em duas horas. Desta forma as obras que dependem de respostas rápidas dos departamentos de almoxarifado, manutenção, oficina e logística não são impactadas por erros e geram o retorno esperado pela empresa.

Hoje é possível medir o tempo gasto em cada etapa e corrigir pontos de falha e vulnerabilidade imediatamente. Além da economia de tempo, que chega a 70%, o novo processo de compras gerou economia com telefone, papel, envio das requisições, retrabalho e ainda evita atritos que existiam entre as áreas, o que qualifica o trabalho de todos. Pois é diferente ter uma tarefa cobrada por um colega do que ser lembrado dela por um sistema.Automatizar o processo em um grupo que atua em áreas tão variadas foi desafiador pelo número de pessoas envolvidas. Quanto mais pessoas, maior a necessidade de consentimento e de pensar de forma processual, pois o que costuma acontecer em processos não automatizados é que cada pessoa conhece apenas a sua tarefa e não entende o contexto em que ela está inserida. Então, além de mudar os processos, é preciso mexer com a cultura da empresa, o que recruta o trabalho de Key Users – colaboradores escolhidos para acompanhar e testar o processo de implantação – e, se possível, até de Change Management.

O relato do Grupo, que recuperou o custo investido no novo sistema em apenas seis meses, é de que hoje passou a compreender a necessidade de revisitar e melhorar os seus processos constantemente, envolvendo todas as áreas do negócio e lidando, o quanto antes, com conflitos e erros que podem prejudicar a qualidade de entrega e o sucesso financeiro do negócio.