Um escritório sem papel é possível

por ViaFlow em 23/09/2016
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Ambientes corporativos sem papel são muito mais ágeis, inteligentes e competitivos.

Sabemos que muitas organizações perdem negócios e mais horas e horas tentando resolver problemas em processos de papel. Diariamente geram um imenso volume de conteúdo não-estruturado que inclui ordens de compra, perfis de clientes, registros de empregados, formulários, desenhos de engenharia, e-mails, notas fiscais, relatórios financeiros, contratos, procedimentos internos, entre tantos outros.

O Brasil é conhecido mundo afora pelo alto índice de burocracia em todas as instâncias por gastar tempo arquivando, organizando, procurando, copiando e distribuindo informações. Segundo a consultoria Gartner, Inc., profissionais de todas as áreas gastam cerca de 40% do seu tempo recriando e buscando conteúdos e documentos. Um tempo que impacta na tomada de decisões, dificulta a agilidade organizacional e limita a vantagem competitiva de qualquer negócio.

A boa notícia para as empresas modernas, que estão ligadas no universo paperless, é que existe a solução escalável perfeita para atender a gestão dos documentos e conteúdos. Apostar em um ambiente corporativo sem papel vai muito além da redução do impacto ambiental. Softwares para gestão eletrônica de documentos gerenciam todo o fluxo de informação da empresa, controlam de forma eficiente – a captura, classificação, gerenciamento, armazenamento, distribuição, arquivamento e expurgo de conteúdo – e disponibilizam, através de eficientes recursos de pesquisa, informações na web, desktop e dispositivos móveis, modernizando os processos do negócio e ganhando em produtividade, agilidade, competitividade, economia de espaço, de manuseio (logística, mão-de-obra e envio de documentos), além de garantir muito mais segurança às informações e tornar a empresa mais responsável ambiental e socialmente.

Estamos falando de soluções tecnológicas baseadas em ECM (sigla em inglês para Gestão de Conteúdo Corporativo) combinadas com BPM (sigla em inglês para Gerenciamento de Processos de Negócio), suficientes para se chegar a tão almejada sustentabilidade empresarial. O GED / ECM, por exemplo, é um software que permite o crescimento do projeto sem necessidade de migração da solução (escalabilidade), possibilita integração com sistemas legados, check in, check out e controle de versão, além de workflow gráfico de aprovação de documentos. É totalmente prático e seguro porque suporta todos os tipos de extensão/formatos de arquivos, permite consultas online por palavras-chave e controle de acesso por perfil de usuário, com auditoria detalhada, identificando quem acessou o que e quais alterações realizou.

Além disso, não há limites para armazenagem de documentos, o que jamais vai comprometer qualquer performance, e a possibilidade de edição/manipulação de imagens e inicialização de workflow para trâmite de documentos integrado com o pacote MS-Office, entre outros softwares, torna o processo de implantação e a própria usabilidade super simples com acesso via computador ou qualquer dispositivo móvel.

Cada vez mais o ECM vem sendo visto como uma tecnologia fundamental para a redução de custos administrativos e ganho de lucratividade, mas mais que isso, muitas empresas já relatam os “ganhos não financeiros” como qualificação do atendimento, maior satisfação dos clientes, economia com recursos de TI, melhor aproveitamento das informações para reduzir ciclos de projetos, maior autonomia e tempo para qualificação do time.

Organizações que não armazenam documentos jurídicos de acordo com as recomendações judiciais, por exemplo, correm risco constante de sofrerem com auditorias externas e serem penalizadas com multas. Ou seja, uma gestão de conteúdo empresarial automatizada impacta de muitas maneiras a performance e os objetivos estratégicos, aprimorando o desempenho geral do negócio. Crie times de trabalho e compartilhe documentos de projetos e de interesse comum tornando suas atividades mais ágeis e produtivas.

E você, ainda não cansou de perder tempo procurando aquele documento que você jurava ter guardado naquela terceira gaveta do lado direito da sua mesa num dia chuvoso do mês de março?