Captura de documentos via dispositivos móveis

por ViaFlow em 06/10/2016
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Captura de documentos via dispositivos móveis: a informação certa no momento certo

Não mais apenas a capacidade de capturar, mas a de gerenciar documentos de maneira inteligente e com praticidade tem determinado o quão bem-sucedida uma organização será ao controlar custos, entregar produtos e serviços competitivos.

Digamos que você queira saber, a cada digitalização, seja para um cadastro ou registro, se a data de validade de uma carteira de motorista está vencida ou não. Queira conferir se o imposto calculado na nota fiscal está correto. Ou ainda precisa saber se todos os documentos requeridos foram capturados. Tudo isso é possível com o IBM ECM Datacap Taskmaster Capture, um sistema que permite a captura de documentos de forma inteligente e distribuída. Agora imagine fazer tudo isso utilizando um dispositivo móvel como celular ou tablet. Sim, é possível acessar informações estratégicas do seu negócio de onde estiver.

Com o suporte de uma solução completa de captura é possível reduzir riscos operacionais, reduzir custos com movimentação/transporte, automatizar a extração de dados e minimizar custo com triagem e preparação de documentos e ainda fazer isto utilizando a versão do sistema para mobile. Como o conteúdo não estruturado cresce exponencialmente, as empresas precisam que o gerenciamento capture, armazene, gerencie, integre e entregue várias formas de conteúdo. Se você já decidiu eliminar o papel, pense seriamente sobre como os dados digitais possibilitam fornecer as informações corretas no momento certo para a tomada de decisões.

É por isso que quando se pode extrair dados de documentos transicionais com rapidez e precisão, as organizações alcançam uma automação de processos inteligente, expandem negócios e engajam clientes. Segundo relatório da AIIM –  Winning the Paper Wars, cerca de 60% dos investidores de projetos “paper-free” têm visto o ROI (return on invesment) em até 12 meses. E entre os maiores benefícios relatados estão a capacidade aumentada de respostas rápidas aos clientes e maior produtividade em conjunto com a melhoria da disponibilidade remota e móvel de dados estratégicos.

A digitalização ajuda a reduzir ou eliminar a classificação manual, passando cada documento por uma série de técnicas de identificação, incluindo procura por palavras-chave, correspondência de padrões, separador inteligente de folhas e correspondência de fingerprint. Seja em papel ou meio eletrônico, não há dois documentos idênticos. Quando um documento é escaneado, o sistema de captura de dados começa com regras avançadas de correspondência de padrão para determinar se o layout do documento (fingerprint) é similar aos documentos recebidos anteriormente. Mesmo com a queda dos custos diretos com papel, uma tendência preocupante veio à tona recentemente: o papel desapareceu, mas seus efeitos não. As mesas estão limpas, mas as caixas de e-mail continuam lotadas de informações que precisam de alguém que organize dados em servidores de rede sempre abarrotados.

Então, mesmo que aquela imagem de um funcionário mergulhado numa pilha de papéis tenha se tornado tão obsoleta quanto um disquete, ela ganhou uma nova forma que não está sendo percebida pelas organizações: um colaborador inteligente e capacitado gastando energia para organizar documentos eletrônicos. É por isso que a abordagem para a digitalização de documentos não deve ser focada apenas na eliminação do papel de sua organização, mas em processos baseados em papel para que se gaste mais tempo trabalhando de fato com os documentos do que os manuseando.

Trabalhar com documentos agrega valor ao negócio, manusear documentos apenas gera movimento e essa distinção é fundamental quando se quer ganhos a curto prazo. Se você quer saber mais sobre captura de documentos, clique aqui.