Conciliação Contábil/Fiscal sob a ótica do Compliance

por ViaFlow em 21/09/2018
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A ROBOTIZAÇÃO NA PRÁTICA!

O foco desse artigo é evidenciar os riscos atrelados ao processo de conciliação contábil/fiscal nas empresas e inspirar os leitores para as inúmeras oportunidades de tarefas repetitivas que podem ser melhoradas através da implantação de rotinas automatizadas.

Por Dulce Siqueira, Gerente de Clientes

Em 2017, o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) completou 10 anos do seu marco legal, o Decreto 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e consolidou-se como um instrumento para promover boas práticas de compliance nas organizações.

Quando lembro disso, penso (uauuu!) já?? Parece que foi ontem quando comecei a acompanhar o início das iniciativas do Brasil na modernização da administração tributária, o início dos documentos digitais com validade jurídica em 2001 e o avanço das ações governamentais focadas em estabelecer um repositório de dados dos contribuintes centralizado e compartilhado com as diferentes entidades fiscalizadoras.

Ao longo desses anos, foi possível observarmos essa primeira onda de simplificação das obrigações acessórias, a substituição gradativa dos programas e declarações pelos novos formatos estabelecidos nesse grande projeto nacional, o SPED.

Se por um lado, houve uma simplificação dos vários canais de comunicação com o Fisco e da entrega de informações, muitas vezes, em duplicidade aos diferentes órgãos governamentais, por outro lado o nível de exigência e detalhamento das operações dos contribuintes aumentou. Com declarações eletrônicas, documentos fiscais também eletrônicos, apuração de impostos sendo feitos pelos programas do Fisco e tudo sendo transmitido quase real time, os contribuintes estão cada vez mais atentos à assertividade e integridade das informações que são transmitidas ao ambiente nacional do SPED.

A figura da fiscalização como era conhecida no passado, onde o Agente Fiscal ia, presencialmente, nas empresas e passava dias analisando livros, relatórios e documentos… foi substituída por autuações automáticas remetidas por email ou através dos Portais Oficiais de comunicação das entidades fiscalizadoras. Isso graças à um avançado programa de tecnologia com inteligência artificial que acelera o processo de verificação de erros e torna mais difícil a vida dos contribuintes.

A tecnologia da malha fina se utiliza da técnica chamada “mineração” para realizar checagens, inclusive não programadas, comparando o comportamento das informações transmitidas.

Com tanto avanço, as ações de fiscalização estão cada vez mais focadas onde realmente se faz necessário. Anualmente, é publicado pela Receita Federal o Plano Anual de Fiscalização. É um documento público onde podemos observar a alta performance das fiscalizações através dos resultados das autuações e valores recuperados pelos Auditores Fiscais.

A título de exemplo da assertividade e maior eficiência da Fiscalização, citarei o trabalho da Receita Federal com os maiores contribuintes do Brasil. A tecnologia permitiu à Receita Federal qualificar melhor as empresas e focar naquelas de maior capacidade contributiva. Em 2017, a Receita Federal definiu 8.885 pessoas jurídicas para serem monitoradas constantemente, o chamado Acompanhamento Diferenciado. E, embora esses grandes contribuintes representem menos de 0,01% do total de empresas no Brasil, essas companhias foram responsáveis, em 2017, por 61% da arrecadação total.

Esse monitoramento dos maiores contribuintes gerou em 2017 o maior resultado obtido pela área de Acompanhamento Diferenciado da Receita Federal. Foram R$ 24,38 bilhões recuperados para os cofres públicos. Abaixo a evolução do trabalho nesta frente de atuação do Fisco.

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Mas não para por aí… são inúmeras operações especiais de fiscalização em andamento, abaixo cito algumas delas e seus resultados até final de 2017.

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E a lista continua …

O que dizer depois de tudo isso? Para mim, fica cada vez mais evidente de que as empresas precisam cultivar uma cultura de compliance que promova maior eficiência operacional e uma gestão proativa dos riscos, sejam eles fiscais, tributários, financeiros … O desafio está em evitar riscos à reputação da companhia e estabelecer um relacionamento com as entidades fiscalizadoras que transfira uma percepção de gestão forte e íntegra ao responder prontamente e dentro dos prazos quando requeridos pelos Agentes Fiscais.

Em 2017, a KPMG divulgou a 2ª edição de um estudo sobre o nível de maturidade do Compliance no Brasil. Foram 250 empresas respondentes de diferentes regiões, estruturas e segmentos. Esta pesquisa mostra que 42% das empresas não possuem nenhum programa estabelecido e entre os riscos de compliance mais relevantes destacados pelos respondentes estão os riscos de ordem trabalhista, previdenciário e tributário e, em 2º lugar estão os riscos atrelados às práticas contábeis!!!

E é aqui que eu gostaria de falar sobre a conciliação contábil e registrar minha preocupação, quase indignação, com processos manuais/visuais que ainda são empregados por muitas empresas.

A conciliação contábil é um processo indispensável para o negócio e ainda é feita através da comparação de planilhas, relatórios da contabilidade versus relatórios do movimento financeiro…. Porém esta rotina de batimento dos períodos contábeis precisa ser automatizada para garantir maior segurança caso surjam questionamentos tributários. Dados sólidos oriundos da conciliação garantem boa visibilidade de mercado e podem atrair investidores.

Entregar uma obrigação fiscal (SPED Contábil, ECF – escrituração contábil fiscal, entre outras) e enviar uma posterior retificação é assinar um convite para que a malha fina do Fisco recaia sobre aquele contribuinte. O melhor é evitar a exposição fiscal desnecessária e ser pró ativo.

Os processos manuais na conciliação contábil além de gerarem retrabalhos, exigem muita atenção por parte dos responsáveis e toma um tempo precioso, além de altos custos das empresas.

Com tantos holofotes do Fisco sobre os contribuintes, o melhor caminho é automatizar as rotinas que são possíveis e assim avançar na jornada de transformação digital em tarefas cumpridas por longos períodos durante o fechamento contábil.

Vamos “robotizar a conciliação” e obter inúmeras vantagens:
• Melhor qualidade dos processos.
• Redução de custo operacional.
• Foco nas atividades de correção de inconsistências.
• Maior agilidade e entrega nos resultados.
• Maior segurança nos fechamentos contábeis.
• Maior produtividade das equipes reduzindo retrabalhos.
• Eliminação de erros manuais passíveis de multa ou advertências.
• Estabelecer uma cultura de inovação.
• Direcionar os olhos da companhia para produtos e serviços que sejam mais relevantes para o negócio.

Você é meu convidado para se conectar com essa transformação.

Vamos iniciar essa jornada?