Automação de processos

5 motivos para usar uma ferramenta de formação de preços, propostas e contratos

por ViaFlow em 27/07/16

Reuniões fora de hora, telefone tocando, uma porção de e-mails urgentes para responder. É impossível dar conta de tudo e ainda ter tempo para prospectar e fechar negócios, não é? Aqui entra a boa utilização de uma ferramenta de preços, propostas e contratos.
Gestores qualificados têm notado cada vez mais que muitas vezes a melhor solução para gerenciar tempo e diminuir custos não é cortar serviços ou demitir colaboradores, mas rever os processos da empresa. Criar ou revisar os indicadores de desempenho nos níveis estratégico, tático e operacional, por exemplo, pode gerar economia e melhorias efetivas.

Uma tarefa que gera desgate por demandar estudo, tempo e dedicação é a elaboração de preços, propostas e contratos. Sabemos que a criação de uma proposta comercial, estudo ou contrato não pode seguir uma receita, pois é preciso analisar diversas variáveis. Uma ferramenta para gestão de contratos e propostas que considere modelos previamente definidos pode otimizar este processo reduzindo custos e impulsionando as vendas.


Enumeramos 5 razões que comprovam a funcionalidade e as vantagens em investir em uma ferramenta de gestão preços, propostas e contratos: 


1. Acelerar o processo de elaboração de propostas eliminando controles e planilhas paralelos 
Sem papel, escalável e muito mais seguro. A automatização do processo de estudo e formação de preços, propostas e contratos pode ser um grande passo para começar a usar a tecnologia disponível no mercado a favor do seu negócio. A começar por eliminar controles e planilhas paralelos, que são bons apenas para o controle de processos pequenos.
É preciso desmistificar a ideia de que tecnologia e organização estão restritas a empresas de médio a grande porte. Quando se trata da gestão de uma empresa, planilhas, controles e outras papeladas acabam por dificultar o trabalho simultâneo e a rastreabilidade dos dados, o que, além de tornar as informações frágeis, deixa o trabalho demorado, sem integrações ​nem condições de realizar análises consolidadas e confiáveis. Com a padronização e integridade que um processo automatizado possibilita, é factível apresentar documentos mais assertivos.


2. Implementar rastreabilidade e histórico de cálculos de preço 
Toda empresa – seja industrial, comercial ou de serviços – precisa determinar com precisão seus preços de venda, sob pena de perder mercados (por praticar preços acima da concorrência) ou sofrer prejuízos pela venda de seus produtos, mercadorias e serviços abaixo do custo. Uma ferramenta que garanta a precisão do preço de venda, a cobertura de todos os custos e a margem de lucro desejada, ​​facilita muito a vida do administrador.
A margem de lucro remunera o capital empregado? Foram incluídos os custos para financiamento​ ao cliente na venda a prazo? Todos os tributos, comissões e outras despesas variáveis estão contabilizadas​? Foram consideradas todas as regras de negócio? Com um processo automatizado de gestão de contratos e propostas a resposta para todas estas perguntas é: sim, minuciosamente. Ter um histórico de cálculos de preço e o controle das informações é mais uma maneira de saber se o seu negócio está no caminho certo.


3. Reduzir aproximadamente 50% dos custos do processo 
Tecnologias que garantem maior produtividade e redução de custos para micro, pequenas e médias empresas cada vez mais funcionam como um diferencial competitivo. Empresas que sabem combiná-las com m​é​t​o​do​​s​​ e processos estão mais aptas a sobreviver a crises econômicas e incertezas do mercado. No caso da gestão de contratos e propostas, em geral as ferramentas são simples e customizáveis e permitem economizar recursos com o pessoal, que pode trabalhar na criação de novas funcionalidades para melhorar outros processos e alavancar vendas. Também perdemos menos tempo procurando e consolidando informações separadas em diversos e-mails.


4. Aumentar a performance e melhorar a gestão da equipe 
Otimização de resultados, produtividade, métricas. Com a integração de todas as informações num só local, é muito mais plausível que a equipe consiga estabelecer prioridades e identificar quais demandas são urgentes, além de apresentar soluções mais eficazes e evitar erros que levam ​à reprovação gratuita de propostas. Qual equipe está vendendo mais? Qual unidade está sendo mais lucrativa? Qual produto está vendendo mais? Em que oportunidades não temos produtos para ofertar?


5. Maximizar a conversão de propostas em contratos e alavancar as vendas 
Recentemente um executivo de uma grande multinacional confessou que menos de 10% das propostas feitas por sua empresa são convertidas em contratos. Tratando-se de uma área que envolve projeto, operação, venda e locação de equipamentos, por exemplo, isso significa um altíssimo custo de venda. Poder mensurar a taxa de conversão é poder mensurar o termômetro da produtividade de vendas. Com dados precisos, se as vendas não vão bem, é mais simples realizar um grande check up no processo adotado pela empresa, na equipe e nas premissas de vendas. Será que estamos ofertando produtos na medida certa para nosso cliente? Estamos conseguindo simular alternativas rapidamente para nosso cliente? Os softwares de gestão de contratos e propostas estão provando ser muito eficazes para empresas em todo o mundo. Com as novas tecnologias de gestão, o e-mail enquanto principal ferramenta para controle do trâmite destes documentos já é um modelo defasado. Softwares com acesso ao sistema via web, que usam ferramenta de email apenas como alertas, são realidade e garantem a gestão por indicadores e um bom acompanhamento, além de gerar retorno garantido do investimento.