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Medindo o ROI da Automação Robótica de Processos

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A automação robótica de processos (RPA) está se tornando cada vez mais popular, e você provavelmente já ouviu falar sobre seus benefícios: maior precisão por meio da eliminação de erros manuais, funcionários mais satisfeitos, fluxos de trabalho simplificados, redução de custos etc.

No entanto, apenas listar esses ganhos provavelmente não convencerá as áreas de negócio de que a RPA é de fato uma vantagem competitiva para qualquer empresa.

Abordar as métricas de desempenho da RPA é extremamente necessário para apresentar um caso de negócio convincente para a automação robótica dos processos, porque essas métricas fornecem uma demonstração quantitativa muito clara dos seus impactos financeiro, comercial e operacional na empresa.

No estudo da McKinsey “O próximo acrônimo que você precisa conhecer: RPA” é apontado o potencial de ROI de 30% a 200% no primeiro ano. Porém, se você insistir em comparar apenas o custo da execução manual x o investimento na tecnologia será difícil atingir os percentuais indicados ali. Medir a RPA em um sentido restrito significa medir somente o ROI financeiro em sua empresa. Ao expandirmos o rastreamento para um ROI que não seja somente financeiro, as métricas de desempenho também permitem um planejamento mais realista do futuro de sua jornada de automação para uso em toda a empresa. No entanto, também existem métricas para avaliar os benefícios qualitativos, por exemplo, a satisfação dos funcionários no trabalho.

 

As métricas de desempenho da RPA

A ideia por trás das métricas de desempenho é comparar o “antes” e o “depois” dos processos automatizados. De modo geral, o “antes” se refere a uma forma de medir o esforço manual multiplicado pelo custo do trabalho (ou seja, o salário dos funcionários que executam as tarefas), enquanto “depois” é a soma entre o custo da ferramenta RPA e o de as pessoas que cuidam da manutenção do RPA

Claro, seu objetivo é mostrar que a automação resulta em redução de custos, onde o “custo” cobre os investimentos financeiros na ferramenta e no time.

Parece simples, não é? Porém, este caminho não leva ao cálculo mais adequado e você continuará achando que seu robô não dá ROI. Acompanhe a seguir outros componentes para que seu estudo de ROI seja mais efetivo e real.

 

O ROI e as métricas de desempenho

A seguir, abordaremos de forma resumida algumas das métricas de desempenho que podem auxiliar a avaliar objetivamente os benefícios da implantação de RPA em uma empresa. Além disso, esses benefícios podem ser usados como argumentos para conseguir o patrocínio das áreas de negócio para uma adoção acelerada dessa tecnologia.

 

>>> MAIOR PRECISÃO

A automação permite que você elimine os erros que são inevitáveis no caso de execução manual das atividades que formam um processo de negócio. A prova para esta afirmação vem da comparação da quantidade de trabalho que precisa ser feito para compensar os erros antes e depois da implementação da RPA. Quanto menor for a necessidade de refazer o trabalho devido a erros, mais rápido, eficiente e barato será a execução de um processo. O quanto custa um erro humano naquele processo manual? Os riscos advindos com as falhas precisam ser contabilizados no ROI.

 

>>> NECESSIDADES DE INTERVALOS

O aumento de produtividade também é obtido através de seu trabalho quase contínuo, com raríssimas interrupções para atualização tecnológica. Medir a RPA pode ser feito pela comparação de quanto tempo de inatividade os funcionários humanos precisam para concluir os processos, com o tempo de inatividade dos robôs. Importante contabilizar no ROI o aumento da disponibilidade dos serviços automatizados, uma vez que o robô opera 24 horas x 7 dias x 365 dias no ano.

 

>>> TRILHAS DIGITAIS DE AUDITORIA

Ao atribuir as tarefas manuais e repetitivas de auditoria para os robôs de software, como escanear cuidadosamente os registros anteriores, testes de controle interno, testes detalhados, reconciliações etc., os funcionários podem lidar com mais proficiência com atividades complexas, tais como investigar anormalidades. Ou seja, as horas de retorno ao negócio a serem empregadas em iniciativas estratégicas também devem compor o estudo de ROI.

 

>>> PROBLEMAS DE CONFORMIDADE

Problemas de conformidade são uma das principais consequências negativas dos erros manuais quando lidamos com dados. Avaliar o impacto da RPA nesse cenário equivale a uma avaliação das deficiências de conformidade em termos de número de erros e o custo de correção desses erros.

 

>>> ACELERAR MUDANÇAS E NOVOS PROJETOS

Quando os robôs de software assumem tarefas repetitivas e as concluem muito mais rápido, os funcionários podem ser realocados para novos projetos que exploram suas habilidades mais complexas, como comunicação, criatividade, pensamento crítico, solução de problemas etc.

 

>>> IMPACTO NAS EQUIPES

Isso pode ser avaliado por várias métricas que levam em consideração a economia de trabalho manual (em termos do número de horas de trabalho economizadas por ano), a redução da carga de trabalho e o número de funcionários realocados. Equivalentes de tempo integral (FTEs) são a forma mais usual de representar a economia com mão de obra, mas você também pode analisar os custos envolvidos com contratação, treinamento e salário.

 

>>> TEMPO DE EXECUÇÃO

Esta é uma medida da velocidade do processo ou a quantidade de tempo necessária para concluir um processo. Como os bots raramente tem de ser tirados do ar, a RPA resulta em tempos de execução de processos significativamente mais baixos.

 

>>> RETENÇÃO DE FUNCIONÁRIOS

A rotatividade de funcionários é muito cara e, normalmente, causa impactos na operação da empresa. A RPA pode apoiar a retenção assumindo as tarefas altamente repetitivas que estão entre as de maior rotatividade. Dessa forma os funcionários deixam de ter de executar tarefas monótonas e desinteressantes e passam a ter tempo para se concentrarem em tarefas de maior valor que também são críticas para os negócios e, portanto, deixam a equipe mais realizada, satisfeita e com menos probabilidade de deixar a empresa.

Muito além dos benefícios financeiros

Utilizar uma visão mais abrangente de ROI da RPA, que não inclua somente os custos da execução manual, ajuda a empresa a avaliar o progresso em direção às metas estabelecidas ao decidir embarcar na jornada de automação. A disponibilidade de uma gama tão ampla de métricas serve para apresentar um caso ainda mais convincente para a utilidade da implantação de RPA.

Para saber mais detalhes sobre como a tecnologia RPA pode ajudar as áreas de negócios das empresas, conheça o Zillion RPA.

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Consultoria focada na aproximação da tecnologia com os negócios e as pessoas, visando inovação, automação e transformação.
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