Muitas empresas, ao descobrirem todas as possibilidades que se abrem com a automação de processos, apresentam dificuldades para decidir o ponto de partida da jornada de automação. Como escolher o primeiro processo para automatizar? Como testar se automação realmente me trará mais produtividade, redução de custos e diversas outras vantagens? É sobre isso que falaremos no artigo de hoje.
1. LEVANTAMENTO
O ponto de partida para automação pode variar de empresa para empresa, mas recomendamos que, antes de iniciar a jornada de automação, independente do processo que gerou o impulso de automatizar, seja feito um levantamento dos processos altamente repetitivos, baseados em regras e que exigem pouca habilidade por parte do executor. Esses processos possuem um nível de dificuldade de automação baixo e apresentam altos valores de retorno quando automatizados, além de consumirem muito tempo das equipes que o executam e impedirem que trabalhem em tarefas mais importantes. Ter visibilidade de todos eles é importante para decidir qual o melhor caminho a se percorrer nessa empreitada.
Para algumas empresas, que tem uma visualização mais ampla de todos os processos ativos, a identificação destas atividades repetitivas será feita facilmente, em outros casos será necessário um mapeamento mais atento em toda a organização ou em áreas de negócio, com uma visão de ponta-a-ponta. Existe também, a possibilidade de se encontrar processos altamente repetitivos mas cujas regras não são tão claras e por isso exigme um certo nível de julgamento humano para sua execução, nesses casos pode ser necessária a divisão do processo em partes menores.
2. PRIORIZAÇÃO
Após o levantamento dos potenciais processos a serem automatizados, uma priorização deve ocorrer por meio dos seguintes questionamentos: Quais os impactos da automação deste processo? Haverá redução de custos? O tempo de execução reduzirá substancialmente? O nível de experiência do meu consumidor irá aumentar? Terei mais precisão na execução e menor quantidade de erros? Entre outros que forem pertinentes para o negócio.
A partir dessas perguntas é possível decidir quais processos priorizar com base naqueles que apresentam maior potencial de impacto positivo, ou que apresentam grande impacto nos pontos que são de maior urgência para empresa, como por exemplo “diminuição do tempo de atendimento ao cliente”.
3. ANÁLISE
Decidido por onde começar, é importante estabelecer quais são os indicadores chaves para análise dos resultados do processo, assim será possível avaliar os efeitos da automação a curto, médio e longo prazo e também tirar aprendizados importantes para a implementação nos demais processos.
A jornada de automação nem sempre é simples, mas cada vez mais o mercado vem nos mostrando que ela é extremamente necessária. Se você busca entender melhor como inciar essa jornada ou ainda tem alguma dúvida sobre automação, fala com a gente!
