A transformação dos negócios é imperativa para as empresas se manterem competitivas no mercado. Sabemos que o cenário é dinâmico e ainda muito complexo porque envolve: cultura organizacional, pessoas, processos e tecnologia que nem sempre estão alinhados com o que o negócio precisa.
Além disso, não é incomum vermos iniciativas concorrentes dentro das empresas, em geral, sem governança e desalinhadas com a visão de ações estratégicos.
Na maioria das empresas, a alta demanda por tecnologia têm levado as áreas de negócio a procurar alternativas de compra direta buscando modelos por consumo, ou mesmo, a desenvolver algo com menos ou nenhum código para atender as demandas emergenciais geradas pelo crescimento e expansão da empresa. As áreas de negócio fazem estas movimentações para não perder a oportunidade e tentar fazer mais com o mesmo time.
Sabemos que o mindset de reduzir custos deve vir em paralelo com a busca por melhoria de eficiência operacional e resultado. No entanto, com times reduzidos de forma geral há pouco tempo para focar e priorizar essas melhorias de forma sistêmica, alinhadas com planejamento estratégico e com governança.
Além disso, com novos concorrentes surgindo todos os dias, com novos modelos de negócio, mais ágeis e levando simplicidade para solução de problemas reais, cresce a preocupação por entregar uma boa experiência para o cliente, com menos burocracia e muito mais agilidade. Com essa realidade, o “departamento de prevenção a mudanças” nas empresas tradicionais não pode ser mais forte que a vontade e necessidade de mudar que o mercado exige.
Também podemos considerar que existem atritos entre departamentos, com uma comunicação não tão fluida e com concorrência de ações que, muitas vezes, acontecem por não se ter um direcionamento estratégico com execução transparente e alinhada entre todos. De fato, o entendimento do desafio e das oportunidades da empresa são fragmentados e precisam ser alinhados para colocar os principais agentes de mudança no caminho da transformação.
Com orçamentos muitas vezes enxuto, priorizar as demandas de tecnologia passou a ser essencial para garantir que os recursos sejam alocados de maneira eficiente e que os objetivos estratégicos da organização sejam atingidos. A gestão eficiente dessas demandas é crucial para garantir que os recursos limitados sejam utilizados da melhor maneira possível e que a tecnologia suporte os objetivos estratégicos da empresa.
Mas, por onde começo?
Não existe receita de bolo, mas boas práticas que podem nortear as ações e reduzir o backlog.
1-Clareza dos objetivos estratégicos
É fundamental entender com os principais executivos da companhia os desafios e os objetivos estratégicos que nortearão as ações da empresa. Uma ação de priorização das demandas passa pelo alinhamento com todos os níveis da empresa. Identifique, prioriza e catalogue seu backlog e, para cada nova demanda vale perguntar:
– Como esta demanda contribui para as metas de longo prazo da empresa?
– Ela resolve uma dor crítica ou capitaliza uma oportunidade estratégica?
2-Visão de impacto e valor
Crie métricas para priorizar, bem como meça o valor da entrega. Liderar essa iniciativa é o novo papel da área de tecnologia e processos, que deve estar muito mais próxima das demandas estratégicas do negócio. Não é sobre quem grita mais alto, mas sobre negociar, entender e entregar o que o negócio realmente precisa.
Aqui valem algumas perguntas:
– Qual é a magnitude do benefício que a demanda proporcionará? Isso inclui ganhos financeiros, eficiência operacional, melhoria na experiência do cliente, multas, etc.
– Qual é o retorno sobre o investimento esperado? Compare o custo e o esforço necessários com o valor que será gerado.
3-Urgência da demanda
Em geral, demandas legais são sempre prioritárias porque são imposições de órgãos reguladores, legislação ou processos que precisam ser atendidos para abertura de uma nova operação, por exemplo. Se essas demandas ocuparem grande parte do tempo do seu time, vale analisar a possibilidade de criar uma equipe dedicada para atender a esse tipo de necessidade. Não podemos focar o time apenas para atender o legal e esquecer das mudanças de impacto e transformação que precisam ser implementadas.
Nessa etapa vale analisar:
– Existe um prazo que deve ser cumprido?
– A demanda está relacionada a uma situação crítica ou emergencial?
4-Viabilidade técnica e financeira
Fundamental também analisarmos a viabilidade de cada demanda. Não adianta querer, mas não ser viável. Um exemplo bobo mas que pode ilustrar bem a que me refiro. Quero emagrecer 10 kg em 1 mês! Isso não é viável. Uma mudança também pode ser viável mas não ser exequivel financeiramente. Se mesmo com criatividade você não consegue pensar em formas de captar recursos para execução, esse sonho pode ficar mapeado para revisão do planejamento estratégico ou descartado definitivamente.
Lembrando que os impactos culturais organizacionais também podem representar impedimento para implementação de algumas demandas, especialmente de inovação.
Nessa fase de estudo de viabilidade técnica e financeira, vale analisar:
– Qual é o grau de complexidade técnica envolvida?
– A equipe possui as habilidades e os recursos necessários para atender à demanda?
5-Classifique, priorize e revise
Agora sim! Com as demandas documentadas, critérios de priorização definidos, pontue e a matemáica vai funcionar a seu favor. A lista se cria praticamente de forma automática com essa metodologia.
Ah, nunca se esqueça de responder de forma rápida as alterações em tempo de execução, pois o contexto muda rapidamente e a priorização não é um processo estático. Estamos falando de um mapa estratégico de iniciativas, mas nada está escrito em pedra.
Também é importante definir um dono para liderar e manter essa esteira de trabalho viva com olhar de processo, pois é crucial revisar e ajustar as prioridades periodicamente para se adaptar às novas condições e garantir que a estratégia tecnológica permaneça alinhada com os objetivos empresariais.
6-Comunicação e transparência
Grande parte do sucesso dos projetos passa por uma comunicação transparente e clara com os envolvidos, comemorando as vitórias, acompanhando e compartilhando os resultados em tempo de execução. Fundamental que todos compreendam e comprem a ideia do raciocínio por trás das prioridades estabelecidas. Afinal, nada é pessoal e as ações são mais aceitas quando se tem uma metologia clara do mapa de iniciativas e priorizações.
7-Planejamento requer execução
Na execução, é fundamental acompanhar o progresso das demandas com ferramentas de gerenciamento de projetos, prazos, custos, times. Isso assegura que todos os envolvidos estejam cientes do status e dos próximos passos bem como dos ganhos que cada entrega trouxe para o negócio.
Confie! Ao seguir essas diretrizes, este processo ajudará a maximizar o retorno sobre o investimento em tecnologia e a garantir que os recursos sejam usados de maneira eficiente para apoiar os objetivos estratégicos da organização.
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Artigo escrito por Graziele Rossato, Head de Tecnologia ANEFAC e CEO Viaflow
