Quando falamos em gestão de documentos em qualquer área de negócio, é evidente a necessidade de se assegurar que os dados sejam controlados, manuseados e gerenciados corretamente. Para isso, é essencial contar com soluções que otimizam esses processos, como a captura de documentos.
No contexto atual, não podemos ignorar o quanto a organização de documentos afeta os objetivos de governança e compliance das organizações. Afinal, ajuda a cumprir regulamentações, provendo a transparência e mitigando riscos.
Além disso, ela ajuda a superar desafios comuns em muitos negócios, como o aumento de custos, mudanças regulatórias e o crescente volume de documentos para equipes reduzidas. Portanto, aproveitar o potencial da tecnologia e automatizar a captura e centralizar as informações é uma saída estratégica.
Vamos falar mais sobre o assunto? Preparamos este conteúdo exclusivo para te ajudar a entender como utilizar a captura de documentos na gestão do seu negócio. Confira!
Qual a importância da captura de documentos na gestão da sua empresa?
A captura de documentos é uma solução indispensável para organizações modernas. Isso porque, ela é capaz de facilitar toda a gestão de diversos setores, como o financeiro, fiscal, tributário e Recursos humanos.
Em resumo, o objetivo do processo é capturar documentos — de diferentes formatos e fontes — e reuni-los em um único local. Dessa forma, promove visibilidade e otimiza a tomada de decisão dos gestores.
Além disso, esse tipo de solução armazena informações em outros sistemas de negócios, como soluções financeiras e contábeis, no caso do setor financeiro.
Mas como isso pode impactar seu dia a dia? Essa solução oferece uma série de benefícios, com destaque para a agilidade no processo de digitalização empresarial. Por exemplo, em uma empresa com filiais em todo o país, pode ser exigido que todos os e-mails passem por digitalização na central.
É importante ressaltar que a captura inteligente de documentos é a opção ideal para a análise de grandes volumes de documentos, pois reconhece facilmente dados e promove a validação dos campos obtidos.
Dessa maneira, é possível diminuir o tempo gasto na tratativa de documentos, na organização de processos e no controle de informações e dados sensíveis, o que reduz riscos de fraudes e eleva a confiabilidade por parte do seu cliente.
Por onde começar com esse processo?
Todo processo de transformação e inovação começa por uma decisão de aprimorar algo que ainda não atende às expectativas. Com a captura de documentos não poderia ser diferente!
Muitas organizações têm dificuldades para lidar com um grande volume de documentos, principalmente quando são de diversos formatos e em papel. É aqui que um projeto de automação de negócios pode ajudar.
Você não precisa mais ter todo o trabalho de escanear documentos ou ficar registrando manualmente dados das Notas Fiscais, por exemplo. A ferramenta de captura de documentos entende os campos e inclui na planilha com muito mais rapidez.
Mas, por onde começar? Primeiro, é necessário verificar quais documentos e informações devem passar por esse processo automatizado. Em seguida, esses dados extraídos podem ser armazenados em um compartilhamento de arquivos de backup.
Depois, a empresa pode escolher quais informações transferir para outros sistemas, como gerenciamento de documentos, finanças, contabilidade, dados sensíveis.
Mas para isso, é necessário contar com uma parceira especializada nesse tipo de solução empresarial. A Viaflow oferece serviços de captura de documentos que buscam facilitar todo o processo de gestão da sua empresa.
Nosso propósito é aplicar inteligência e análise nos processos de captura de documentos, otimizando o tempo da equipe e reduzindo riscos. Veja mais sobre esse processo de automação a seguir.
Captura de documentos como acelerador de resultados aos negócios!
Tendo como premissa a Jornada de Hiperautomação de Negócios, o processo de captura de documentos é uma das ferramentas que podem ajudar sua área se dedicar a processos mais nobres e que realmente necessitem de inteligência humana na tomada de decisões.
Para isso, a ferramenta que automatiza esse processo funciona da seguinte maneira:
1. Em primeiro lugar, há a captação da imagem. Em seguida, a captura de imagem passa por um processo de otimização e análise para facilitar a legibilidade;
2. As informações existentes no documento são extraídas e validadas conforme regras definidas de negócio;
3. Caso necessário, há a complementação das informações identificadas para, assim, direcioná-las ao sistema usado pela área de negócios;
4. Em poucos segundos, essas informações ficam disponíveis e você pode prosseguir com as próximas etapas do processo.
Por que contar com a captura inteligente de documentos?
Ainda tem dúvidas sobre investir ou não na captura inteligente de documentos? Confira alguns dos benefícios de contar com essa solução em seu cotidiano:
Priorização e direcionamento: você pode criar filas de atendimento e atuar somente em processos que apresentem risco com a captura de documentos;
Maior automação e redução de erros: com o serviço, é possível diminuir erros provocados pelas atividades manuais, já que o processo passará a ser automatizado;
Viabilidade de integração: é possível integrar a solução com qualquer sistema pré-existente;
Aceleração de resultados: você pode obter agilidade na análise de documentos, o que gera ganhos para o seu negócio;
Repositório centralizado: a captura consegue reunir documentos em apenas um local, o que simplifica todo o controle e auditoria na sua gestão.
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